Payment Specialist

About the Workplace Safety and Insurance Board (WSIB)

We’re here to help. When an injury or illness happens on the job, we move quickly to provide wage-loss benefits, medical coverage and support to help people get back to work. Funded by businesses, we also provide no-fault collective liability insurance and access to industry-specific health and safety information. We are one of the largest insurance organizations in North America covering over five million people in more than 300,000 workplaces across Ontario. For more information, visit wsib.ca.

At the WSIB, you’ll have the opportunity to:

• explore many career paths and follow your passion
• continuously learn and grow professionally
• be recognized for the great work you do
• participate in programs that support your health and wellbeing

You’ll also receive a competitive salary, along with a comprehensive benefit package and defined benefit pension plan. 

Salary From:  $73,692.49

Job Summary:

As a member of a provincial team, review and critically analyze claims that have been approved for the payment, or adjustment of wage replacement and related benefits, leveraging knowledge of Legislation, Operational Policies and guidelines in order to determine, calculate and process the benefits in a timely and accurate manner.  This includes contacting any Workplace Parties and Case Owners to request and/or clarify necessary earnings information.

Provide support to Case Owners as well as Workplace Parties in addressing or interpreting complex benefit decisions and their outcomes. Responsible to determine the appropriateness of a Long-Term Rate (LTR) recalculation of wage replacement benefits in accordance with Operational Policy, requesting and assessing earnings information from Workplace Parties, calculating rate of benefits, communicating decisions and reconsidering any related objections.

Major Duties and Responsibilities:

1. Validate the accuracy of benefit payment authorizations received from Case Owners and in cases determined by eAdjudication; take appropriate action including determining the earnings basis according to current and previous applicable legislation and operational policies before processing payments in various WSIB systems by:

• Contacting workplace parties to obtain and verify information including but not limited to: earnings information, lost time, modified duties, and document other employer questions/concerns raised and refer to decision makers to review.  Documents this information in order to complete earnings calculation, process LOE benefits for the correct period, per e-Adjudication guidelines
• Ensures the claim is directed to the proper operations area and the necessary administrative activities are assigned depending on the appropriate RTW scenario as outlined in e-Adjudication payment process
• Identifying, investigating, analyzing, and cross referencing related documentation in the claim file to determine if the information is sufficient prior to processing the payment
• Contacting the workplace parties (WPPs) and/or Case Owner to obtain or clarify required information regarding earnings or return to work information; determining and setting a suitable temporary rate and requesting further earnings information required to adjust temporary rate when established by the Payment Specialist
• Conferring with Case Owners to determine appropriate course of action with respect to payments; returning file to Case Owners for further action including a detailed memo explaining the information or action required
• Consulting with the manager for complex payment problems such as removal of interest charges for accident cost, manual and demand cheques, unusual payments and complex system workarounds
• Determining cases that require a recalculation of wage replacement benefits to a long-term rate (LTR) and determining the employment pattern of the injured person (permanent / non-permanent / exceptional situations) to ensure the correct earnings are requested for the Long-term Rate (LTR) Calculation in accordance with operational policy and guidelines;
• Following up to identify and request the necessary earnings information in writing from the WPPs for the recalculation and implementation of the LTR, if applicable. LTR recalculation decisions are communicated in writing to WPPs and representatives.
• Reconsider LTR decisions and short-term rate calculations in response to receipt of additional earnings information or objections from WPPs, processing adjustments and preparing related documentation and communication of decisions to WPPs, and where required, work with Case Owners to prepare the claim for a referral to the Appeals Branch
• Calculating, communicating, prorating and ensuring funds are directed to appropriate payees such as: accident employer, HRSDC, Social Services, court orders, Canada Revenue Agency requirement to pay garnishments, third party insurance providers, other employers etc.
• Calculate and process Pre-90 Pension / Supplements (OAS and Bill 165)/TT and Bill 162 benefits (FEL / Supplements / TT), apply system workarounds and ensure accurate interpretation and implementation of WSIAT decisions with regards to wage replacement and related benefits;
• Process NEL benefits and related accident cost adjustments
• Process and adjust Survivor benefits such as Burial cost reimbursements, Lump Sum benefits and ongoing support benefits
• Complete LRI reconciliations and adjustments (if necessary) as requested by LRI Department
• Manually calculating the rate of compensation to coincide with system parameter calculations, excess interest, minimum and maximum payouts, escalation criteria in Pre Bill 101 claims, and appropriate policies, rules and regulations
• Creating payment transactions and adjustments and documenting required information for all entitlement authorizations including exercising delegation of authority to self-release payments up to $29,999.99 for each file; taking corrective action in cases of inaccurate transactions including communicating to the necessary departments
• Work with management to review daily, weekly, monthly, quarterly and yearly system reports that show cheque errors, manual cheque lists, indexing errors, and ensure the accuracy of payments is maintained.
• Clarify missing or unclear direction from garnishment administrator on garnishment of benefits
• Notify Treasury of request to pull and cancel cheques and apply credits to accident cost for manual transactions.
• Cancel, place stop-payment, reissue of cheque/direct deposit that are returned, outstanding, purged, void. Ensure accurate processing while using PRCM function (High Risk screen) to reissue stale-dated cheque or creating appropriate overpayment
• Updating the worker / payee profile (date of accident, date of birth, date of death, gender (when required)
• Promote the use of e-services and online services
• May be required to engage with management on identifying gaps in training, process or policies to help drive improvement

2. Provide specialized technical advice and assistance by:

• Providing knowledge and guidance for the application of payment matters such as policies and procedures, changes as a result of legislation, Worker Benefit System (WBS) and Survivor Benefit System (SBS), Guidewire and manual interest calculations (via TSOD) for Case Owners, Return-to-Work Specialists (RTWS), Customer Service Representatives (CSRs), and all other WSIB employees
• Responding to requests for information from Case Owners, such as the correct application of benefit payment legislative policies and procedures
• Responding to enquiries from WPPs and representatives related to correct application of benefit payment legislative policies and procedures in appropriate cases
• Providing assistance, support, and mentoring when checking the accuracy of work for staff trained in new skills sets (existing and new Payment staff) and providing verbal feedback to the manager, as required
• Provide technical advice and support to Case Owners regarding financial and tax information, issues relating to evaluating benefit coverage, employment pattern and earnings calculation for self-employed workers
• Provide guidance to Case Owners on setting up a temporary rate based on the review of the file and to lessen the potential of an overpayment when benefits are adjusted

3. Document payment histories, provide benefit/payment status, and provide detailed written explanations of adjustments and overpayments on work completed or in response to enquiries and provide detailed calculations to WSIB management, Case Owners and WPPs verbally and in writing by:

• Comparing benefit authorizations and dates against actual payments, assessing differences, and adjusting as require
• Reporting and documenting case information to required and authorized staff members
• Completing templated and custom letters outlining the necessary information, adhering to privacy guidelines for WPPs
• Reviewing and confirming all funds issued in a claim in response to the receipt of Board Expense Memos (BEM) from the Legal Services Department

4. Verify accuracy of payment histories transferred from previous systems and convert or recreate histories where required by:

• Reviewing claim file to ensure all payments and periods are accounted for, ensuring accuracy of all entries on all payment data; clarifying earnings information in claim file with Case Owners or Employer
• Ensuring accuracy of earnings basis used to process payments in initial or re-opened claims; ensuring correct application of all amendments; recreating overpayments that were not converted from previous systems; correcting or creating payment history as required
• Making corrective adjustments to resolve case issues
• Completing DBAID requests for appropriate system corrections

5. Calculate and process interest owing on delayed payments resulting from Appeal Resolution Officers or Workplace Safety Insurance Appeals Tribunal (WSIAT) decisions by:

• Determining differences in dates, earnings rates, and types of awards based on the decision
• Determining the interest payable using a combination of manual calculations and system tools (TSOD); creating payment transactions or complete the manual cheque payment process
• Reviewing to determine if charges to the employer account must be adjusted and notifying Accident Cost and Schedule 2 accident employers where required
• Providing instructions to the Treasury Department to adjust accident cost if needed

6. Maintain statistics on all aspects of work processed, reviewing and monitoring case load progress, and assisting on projects to develop clear and concise payment service methodologies

7. Correct or update data on all systems according to payment services production output reports and report system inconsistencies to the manager

8. Promote the values and principles of the WSIB during phone calls with WPPS and ensure phone software is updated with the applicable claim detail data

9. Performs other related duties as required or assigned
 

Job Requirements:

Education 

• High school completion and certificate program of up to one year in accounting, bookkeeping, payroll, mathematics or finance.

Experience 

• Total of four years and two months experience.  One year prior experience in financial /mathematical concepts.

Our commitment to equity, diversity and inclusion

We respect and value the diversity of our people. We strive to create an environment where employees can be themselves and where our differences are celebrated.

The WSIB is committed to being accessible and inclusive, and following barrier-free and accessible employment practices in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA). Should you require accommodation through any stage of the recruitment process, please let us know when we contact you and we will work with you to meet your needs.

Disclosing conflicts of interest

As public servants, employees at the WSIB have a responsibility to act in an ethical way at all times to create a respectful workplace and maintain public trust. Job applicants are required to disclose any circumstance that could result in a real, potential or perceived conflict of interest. A conflict of interest is any situation where your private interests may impair or be perceived to impair the decisions you make in your official capacity. This may include: political activity, directorship, other outside employment and certain personal relationships (e.g. with current WSIB employees, customers and/or stakeholders). If you have any questions about conflict of interest obligations and/or how to make a disclosure, please contact the Talent Acquisition Centre at talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.

Privacy information

We collect personal information from your resume, application, cover letter and references under the authority of the Workplace Safety and Insurance Act, 1997. The Talent Acquisition Centre and WSIB hiring parties will used this information to assess/validate your qualifications, determine if you meet the requirements of vacant positions and/or gather information relevant for recruitment purposes. If you have questions or concerns regarding the collection and use of your personal information, please contact the WSIB’s Privacy Office at privacy_office@wsib.on.ca. The Privacy Office cannot provide information about the status of your application.

As a precondition of employment, the WSIB requires that prospective candidates undergo a criminal records name check any time before or after they are hired.

To apply for this position, please submit your application by the closing date.

À propos de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (WSIB)

Nous sommes là pour vous aider. Lorsqu’une personne subit une lésion professionnelle ou contracte une maladie au travail, nous réagissons rapidement pour lui fournir des prestations pour perte de salaire, une protection médicale et du soutien en vue de son retour au travail. Nous sommes financés par les entreprises, auxquelles nous offrons une assurance collective sans égard à la responsabilité et l’accès à des renseignements sur la santé et la sécurité concernant les divers secteurs d’activité. Nous sommes l’un des plus grands organismes d’assurance en Amérique du Nord, couvrant plus de cinq millions de personnes dans plus de 300 000 lieux de travail en Ontario. Pour en savoir plus, visitez wsib.ca/fr.

À la WSIB, vous avez la possibilité de faire ce qui suit :

• envisager de nombreuses carrières et suivre votre passion;
• apprendre et évoluer professionnellement de manière continue;
• obtenir de la reconnaissance pour votre excellent travail;
• participer à des programmes favorisant votre santé et votre bien-être.

Vous aurez également droit à un salaire compétitif, à un programme d’avantages sociaux exhaustif et à un régime de retraite à prestations définies. 

Salaires:  73 692,49 $

Sommaire de l’emploi :

Tâches et responsabilités majeures

• communiquer avec les parties du lieu de travail afin d’obtenir et de vérifier des renseignements, notamment : les renseignements sur les gains, les interruptions de travail, les tâches modifiées, et recueillir les autres questions ou préoccupations soulevées par l’employeur et les transmettre aux personnes décideuses pour examen;  tenir un registre de ces renseignements afin de calculer correctement les gains et de traiter les prestations pour perte de gains (PG) correspondant à la période appropriée, conformément aux directives relatives au traitement des demandes par système électronique; 
• s’assurer que la demande est dirigée vers le secteur opérationnel approprié et que les tâches administratives nécessaires sont attribuées en fonction du scénario de retour au travail approprié, comme précisé dans le processus de versements traités par système électronique;
• identifier, rechercher, analyser et recouper les documents correspondants versés au dossier d’indemnisation pour établir la suffisance des renseignements avant de traiter le paiement;
• communiquer avec les parties du lieu de travail et(ou) le responsable du cas pour obtenir ou clarifier les renseignements nécessaires concernant les gains ou le retour au travail, déterminer et fixer un taux temporaire approprié, et demander d’autres renseignements sur les gains nécessaires au rajustement du taux temporaire, si établi par le spécialiste des paiements;
• consulter les responsables de cas pour déterminer les mesures appropriées à prendre concernant les paiements, et retourner le dossier aux responsables de cas pour qu’ils prennent d’autres mesures, notamment la rédaction d’une note de service détaillée expliquant les renseignements ou les mesures nécessaires;
• consulter le gestionnaire en cas de problèmes de paiement complexes, ce qui peut concerner l’élimination des frais d’intérêts à l’égard du coût des accidents, les chèques manuels ou à vue, les paiements inhabituels et les solutions de rechange quant aux systèmes complexes;
• déterminer les cas qui exigent de recalculer les prestations pour perte de salaire en fonction d’un taux à long terme et déterminer le profil d’emploi de la personne blessée (permanent, non permanent ou situations exceptionnelles) afin de s’assurer de l’exactitude des gains demandés pour le calcul du taux à long terme, conformément aux politiques opérationnelles et aux lignes directrices; 
• faire un suivi pour établir et demander par écrit les renseignements nécessaires sur les gains aux parties du lieu de travail aux fins de la réalisation du nouveau calcul et de l’application du taux à long terme, le cas échéant; les décisions portant sur le nouveau calcul du taux à long terme sont communiquées par écrit aux parties du lieu de travail et aux représentants; 
• réexaminer les décisions portant sur le taux à long terme et à court terme après avoir reçu d’autres renseignements sur les gains ou des contestations de la part des parties du lieu de travail, traiter les rajustements, préparer les documents et les communications connexes aux parties du lieu de travail et, le cas échéant, travailler avec les responsables de cas pour préparer la demande en vue d’un renvoi devant la Direction des appels;
• calculer et transmettre les fonds, au prorata ou non, et s’assurer qu’ils sont versés aux bons bénéficiaires, notamment à l’employeur au moment de l’accident, à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), aux Services sociaux, à la partie désignée par une ordonnance judiciaire, à l’Agence du revenu du Canada (demande de saisie-arrêt), aux fournisseurs d’assurance tiers et aux autres employés;
• calculer et traiter la pension d’invalidité permanente antérieure à 1990, les suppléments de pension (la Sécurité de la vieillesse et le projet de loi 165), les prestations d’invalidité totale temporaire et le projet de loi 162 (l’indemnité pour perte économique future (PÉF)/les suppléments de pension/les prestations d’invalidité totale temporaire), appliquer les solutions de rechange de système et s’assurer que les décisions du Tribunal d’appel de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (TASPAAT) sont interprétées et mises en uvre fidèlement pour ce qui est des prestations pour perte de salaire et des prestations connexes; 
• traiter les indemnités pour perte non financière et les rajustements connexes au coût des accidents;
• traiter et rajuster les prestations de survivant, notamment le remboursement des frais d’inhumation, la somme forfaitaire des prestations de survivant et les prestations de soutien continu;
• accomplir les rapprochements et les rajustements de l’indemnité pour perte de revenu de retraite (au besoin), sur demande du Service de l’indemnité pour perte de revenu de retraite; 
• calculer manuellement le taux d’indemnisation afin qu’il correspond aux calculs des paramètres du système, aux intérêts excédentaires, aux versements minimaux et maximaux, aux critères d’escalade, en vertu des demandes de prestations antérieures au projet de loi 101, ainsi qu’aux politiques, règles et règlements appropriés;
• créer des transactions et des rajustements de paiements, documenter les renseignements requis pour toutes les autorisations de droit, notamment l’exercice de la délégation de pouvoir pour autoriser des paiements automatiques à concurrence de 29 999,99 $ pour chaque dossier, et prendre des mesures correctives en cas de transactions erronées, notamment communiquer avec les services concernés;
• travailler avec la direction pour examiner les rapports quotidiens, hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels du système qui indiquent les erreurs de chèques, les listes de chèques manuels, les erreurs d’indexation, et veiller à ce que l’exactitude des paiements soit maintenue;
• clarifier les instructions manquantes ou vagues de la personne administratrice de saisies-arrêts concernant la saisie-arrêt des prestations;
• avertir la Trésorerie d’une demande d’annuler des chèques et appliquer les soldes au coût des accidents pour les transactions manuelles;
• annuler, bloquer le paiement, réémettre un chèque ou un virement bancaire qui a été retourné, en attente, supprimé ou annulé; assurer le traitement exact tout en utilisant la fonction de transaction de gestion préalable à une conversion (évaluation à risque élevé) pour réémettre un chèque dont la date est échue ou créer un paiement en trop approprié;
• mettre à jour le profil de la travailleuse ou du travailleur/de la personne bénéficiaire (date de l’accident, date de naissance, date du décès, sexe (si nécessaire);
• promouvoir l’utilisation des services électroniques et des services en ligne;
• devoir parfois collaborer avec la direction pour déterminer les lacunes en matière de formation, de processus ou de politiques afin de contribuer à l’amélioration de l’organisation.

2. Fournir des conseils et une assistance techniques spécialisés comme suit :

• fournir des connaissances et des conseils aux responsables de cas et à tout autre employé de la WSIB aux fins de l’application de mesures de paiement liées à ce qui suit : des politiques, des procédures, des modifications découlant de dispositions législatives, le système de prestations des travailleurs, le système de prestations des survivants; le logiciel Guidewire et le calcul manuel des intérêts (par le biais de TSOD) pour les gestionnaires de cas, les spécialistes du retour au travail, les représentantes et représentants du service à la clientèle et tout autre membre du personnel de la WSIB;
• répondre aux demandes de renseignements des responsables de cas, notamment celles concernant la bonne application des politiques et des procédures législatives en matière de paiements de prestations;
• répondre aux demandes de renseignements des parties du lieu de travail et des représentants relativement à la bonne application des politiques et des procédures législatives en matière de paiements de prestations, le cas échéant;
• fournir de l’aide, du soutien et du mentorat lors de la vérification de l’exactitude du travail du personnel formé à de nouveaux ensembles de compétences (personnel actuel et nouveau du Services des paiements) et fournir une rétroaction verbale au gestionnaire, au besoin;
• fournir des conseils et du soutien techniques aux responsables de cas en ce qui a trait à l’information financière ou fiscale, aux questions liées à l’évaluation de la protection d’assurance, au profil d’emploi et au calcul des gains des travailleurs autonomes;
• fournir des conseils aux responsables de cas sur la mise en place d’un taux temporaire basé sur l’examen du dossier et réduire le risque de paiement excédentaire lorsque les prestations sont rajustées;

• comparer les autorisations et les dates de versement de prestations par rapport aux paiements réels, et évaluer les écarts et les ajuster, au besoin;
• documenter les renseignements liés au dossier et les déclarer aux membres du personnel requis et autorisés;
• remplir des lettres types ou personnalisées décrivant les renseignements nécessaires, en respectant les lignes directrices en matière de protection de la vie privée des parties du lieu de travail;
• examiner et confirmer tous les fonds émis dans le cadre d’un dossier après avoir reçu les notes de frais de la Commission de la part du Service juridique. 

• examiner le dossier d’indemnisation pour s’assurer que tous les paiements et toutes les périodes sont pris en compte, veiller à l’exactitude de toutes les entrées de données de paiement, clarifier les renseignements sur les gains versés au dossier d’indemnisation auprès des responsables de cas ou des employeurs;
• s’assurer de l’exactitude de la base salariale utilisée pour traiter les paiements dans le cadre de dossiers initiaux ou rouverts, veiller à la bonne application de toutes les modifications, recréer les paiements excédentaires qui n’ont pas été convertis à partir d’anciens systèmes et corriger ou créer un historique des paiements, au besoin;
• apporter les correctifs nécessaires pour résoudre les problèmes liés aux cas;
• répondre aux demandes DBAID pour faire les corrections de système appropriées.

• déterminer les différences de dates, le taux de rémunération et les types de prestations en fonction de la décision;
• déterminer les intérêts payables en combinant des calculs manuels et des outils du système (TSOD), créer des transactions de paiement ou effectuer le processus de paiement par chèque manuel;
• procéder à un examen pour déterminer si les frais imputés au compte de l’employeur doivent être rajustés, et aviser les employeurs de l’annexe 2 du coût des accidents, le cas échéant;
• fournir des instructions au Service de trésorerie pour rajuster le coût des accidents, au besoin;

1) Scolarité: 

• Diplôme d’études secondaires et programme de certificat d’une durée maximale d’un an en comptabilité, tenue de livres, paie, mathématiques ou finance.

2) Expérience professionnelle:

• Total de quatre ans et deux mois d’expérience.  Un an d’expérience en concepts financiers et mathématiques.  Trois ans et deux mois d’expérience dans le poste pour atteindre le plein niveau opérationnel.

Voici notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion :

Nous respectons et valorisons la diversité de notre personnel. Nous faisons tout pour créer un environnement où les membres de notre personnel peuvent être eux-mêmes et où nos différences sont célébrées.

La WSIB s’engage à être accessible et inclusive, et à suivre des pratiques d’emploi accessible et sans obstacle, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’adaptations à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous le faire savoir lorsque nous communiquerons avec vous, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Divulgation des conflits d’intérêts

En tant que fonctionnaires, les membres du personnel de la WSIB ont la responsabilité d’agir de manière éthique en tout temps afin de créer un milieu de travail respectueux et de maintenir la confiance du public. Les personnes candidates doivent donc divulguer toute circonstance qui pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu. Un conflit d’intérêts est toute situation dans laquelle vos intérêts privés peuvent compromettre ou être perçus comme compromettant les décisions que vous prenez dans vos attributions officielles. Ces circonstances peuvent inclure des activités politiques, un poste de conseil d’administration ou d’autres emplois externes ainsi que certaines relations personnelles (p. ex., avec le personnel, la clientèle ou les parties prenantes actuels de la WSIB). Si vous avez toute question au sujet de vos obligations concernant les conflits d’intérêts ou de la divulgation de ceux-ci, veuillez communiquer avec le Centre d’acquisition de talents à l’adresse talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.

Renseignements sur la protection de la vie privée

Nous tirerons des renseignements personnels de votre curriculum vitæ, de votre demande d’emploi, de votre lettre de présentation et de vos références en vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Ces renseignements seront utilisés par le Centre d’acquisition de talents et les parties qui embauchent pour la WSIB afin d’évaluer et de valider vos qualifications, de déterminer si vous répondez aux exigences des postes vacants et de recueillir des renseignements pertinents aux fins du recrutement. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de la WSIB à l’adresse privacy_office@wsib.on.ca. Le Bureau de la protection de la vie privée ne peut pas fournir de renseignements sur la situation de votre demande d’emploi.

À titre de condition préalable à l’embauche, la WSIB exige que la personne candidate potentielle accepte de faire l’objet d’une vérification nominale de casier judiciaire à tout moment avant ou après son embauche.

Pour postuler cet emploi, veuillez soumettre votre demande avant la date de clôture.

While the WSIB's current work environment is hybrid, this role requires the successful applicant to commit to an in-office work arrangement up to 5 days a week beginning in 2026.